민원인이 도청을 방문하면 정문과 서문 안내실의 안내원으로 하여금 민원인이 필요로 하는 사무실의 위치를 1분 이내에 정확히 알려 드리겠습니다.
직원의 사진, 담당 업무와 함께 좌석 배치도를 사무실 입구에 부착하여 방문하시는 고객이 1분 이내에 담당자를 찾으실 수 있도록 하겠으며, 언제나 단정한 옷차림과 미소짓는 얼굴로 민원인을 맞이하겠습니다.
방문하시는 모든 고객에게 항상 일어서서 “어서 오십시오.무엇을 도와드릴까요”라고 인사하겠습니다.
다른 업무처리중에 고객이 방문하시더라도 8초 이내로 하던 일을 중단하고 고객의 말씀을 우선 경청하여 민원을 처리해 드리도록 하겠습니다.
전화로 서비스를 요청하시는 경우
전화는 항상 친절하고 정확하게 받도록 하겠으며 벨소리가 3회이상 울리기 전에 신속히 받겠습니다.
전화를 받은 직원은 “안녕하십니까. 저는 세정과 ○○○ 입니다. 무엇을 도와드릴까요” 라고 먼저 인사하겠습니다.
통화중에는 고객의 의견을 적극적으로 수용하고 상호의 이해를 위하여 많은 노력을 기울이겠으며, 고객의 의견을 정확히 이해하기 위하여 1회 이상 고객이 말씀하시는 중요 부문을 반복하여 확인하겠습니다.
전화를 다른 담당자에게 연결할 경우에는 고객으로부터 들은 요점을 전하고 바꾸어 줌으로써 고객이 같은 말을 되풀이 하시지 않도록 하겠으며 8초 이내에 연결해 드리겠습니다.
고객이 찾으시는 담당자가 부재중일 경우에는 전화를 거신 고객의 이름, 용건, 전화를 받은 날짜와 시간, 회신의 필요성 여부, 전화번호 등을 메모한 뒤 전화를 받은 사람의 이름을 기재하여 담당자에게 전달하겠으며 고객이 요구하실 경우에는 2시간(근무시간) 이내에 원하시는 시간과 장소로 전화를 드리도록 하겠습니다.
대화가 끝났을 때는 “고맙습니다. 안녕히 계십시오, 좋은 하루 되십시오” 등 끝인사를 하고 민원인이 수화기를 내려놓고 1초 이상 경과한 후에 전화를 끊겠습니다.
우편, FAX, 인터넷으로 서비스를 요청하시는 경우
우편 FAX 인터넷으로 민원을 제출하신 경우 접수 후 1시간 이내에 담당자에게 전달하겠습니다.
우편, FAX, 인터넷으로 민원을 내시는 경우에는 민원을 처리할 부서에서 접수후 3시간 이내에 업무담당자의 인적사항과 처리절차 등을 고객에게 연락드려 궁금해하지 않도록 하겠습니다.